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Hinweise zur Einreichung elektronischer Dokumente
Hinweise zur Einreichung elektronischer Dokumente an das Studentenwerk
Die Digitalisierung eröffnet vielfältige Möglichkeiten Verwaltungsakte elektronisch zu gestalten. Durch die große Anzahl an Systemen, Geräten, Vorgehensweisen und Formaten kann es zu unterschiedlichen Ergebnissen hinsichtlich der Qualität, der Kompatibilität und der Brauchbarkeit der Dokumente kommen. Dies hat zur Folge, dass manche davon mehr, andere wiederum weniger gut geeignet sind, um die im Zusammenhang mit Ihren Anträgen einzureichenden Dokumente zu digitalisieren. Um die Bearbeitung Ihrer Anträge schnell und zuverlässig gewährleisten zu können, bedarf es einiger Formvorschriften, die wir Ihnen im Folgenden erklären und um deren Einhaltung wir bitten.
1. Erstellung: Scan schlägt Foto
Bitte nutzen Sie bevorzugt einen Scanner um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Dokumente dieser Art helfen unseren Bearbeitern, die relevanten Informationen besser zu erkennen. Nutzen Sie dabei idealerweise eine Auflösung von "150 DPI" und als Farbeinstellung "Graustufen". Sollten Sie keinen Scanner nutzen können, bitten wir Sie auf eine geeignete Auflösung Ihrer Kameraeinstellungen zu achten. Für Dokumente empfehlen wir Auflösungen von ca. 2 MegaPixeln bzw. HD-Auflösung (1920x1080). Sollten Sie diese Einstellungen nicht auswählen können, wählen Sie die, die dem am nächsten kommt. Dies ist vollkommen ausreichend und spart Ihnen unnötigen Verbrauch von Datenvolumen.
2. Dateiformat: PDF bevorzugt
Bitte achten Sie darauf, dass Sie uns nur nicht-bearbeitbare Dokumente zusenden. Dies hilft versehentliche oder technisch bedingte Veränderungen von Inhalt oder Layout ihres Dokumentes zu verhindern. Im Bearbeitungsprozess unterstützen wir die Dateiformate PDF, JPG, PNG und TIFF. Bitte reichen Sie Ihre Dokumente ausschließlich in den genannten Formaten ein. Dies erspart uns Nachforderungen sowie Ihnen Wartezeit und Mehrarbeit.
3. Versand: bequem oder aufwändig
Rein juristisch sind Sie verpflichtet (§ 60 SGB I) Ihre Dokumente "an uns zu übergeben", d. h. dass diese auf direktem Wege an uns übermittelt werden müssen.
Filehoster bzw. Cloudlösungen, bei denen Sie Ihre Dokumente bei einem Dritten zur Abholung durch uns platzieren, erfüllen diese Anforderung nicht und sind darum nicht zulässig.
Vom Zeitpunkt dieser Übergabe hängen weitere wichtige Aspekte ab, wie z. B. die Einhaltung von Fristen. Erst wenn ein unterschriebener Antrag bei uns eingeht, gelten die Leistungen als beantragt. Hier gilt ausschließlich das Datum des Posteingangs im Amt als Antragsdatum. Im Falle der Einreichung per EMail wäre dies das Datum des erfolgreichen und vollständigen Eingangs auf unserem Mailserver.
Wir bieten Ihnen aktuell drei Wege, Ihre Dokumente "an uns zu übergeben":
a) Uploadportal: sicher, schnell und komfortabel
Die beste Möglichkeit uns elektronische Dokumente sicher, schnell und komfortabel zuzustellen ist unser Uploadformular. Beim Upload werden Ihre Dateien rechtssicher und datenschutzkonform übertragen und gleichzeitig auf Gültigkeit und Verarbeitbarkeit geprüft. Bei Problemen erhalten Sie Hinweise zu deren Lösung.
Nach erfolgreichem Upload erhalten Sie sofort eine Eingangsbestätigung angezeigt.
b) beBPo/eBO: sicher aber aufwändig
Das "besondere elektronische Behördenpostfach" (beBPo) und das "besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach" (eBO) sind Teil einer Kommunikationsinfrastruktur, mit der es authentifizierten Teilnehmern wie Bürgern, Behörden oder Gerichten möglich ist, elektronische Nachrichten und Dokumente verschlüsselt und rechtssicher auszutauschen.
Wir sind auf diesem Wege über folgende Postfächer für Sie erreichbar:
- "Studentenwerk Chemnitz-Zwickau, Justiziariat": für Kommunikation zu rechtlichen Themen, juristischen Streitfällen u. ä.
- "Studentenwerk Chemnitz-Zwickau, Studienfinanzierung": für Kommunikation zum Thema Studienfinanzierung, BAföG-Antrag u. ä.
Weitere Informationen zum datenschutzkonformen und rechtssicheren Austausch von Dokumenten per beBPo/eBO finden Sie unter: https://egvp.justiz.de/buerger_organisationen/index.php
c) E-Mail: bequem aber unsicher
Natürlich können Sie uns auch per E-Mail erreichen. Ihren Ansprechpartner finden Sie auf der Seite Kontakte und Sprechzeiten. Beachten Sie dabei aber bitte, dass für E-Mails generell Größenbeschränkungen gelten - sowohl bei Ihrem Mailanbieter als auch bei uns. E-Mails können nur erfolgreich zugestellt werden, wenn deren Größe beide Beschränkungen nicht überschreitet. Wir nehmen E-Mails bis zu einer maximalen Größe von 20MB an. Wenn Sie die unter 1. und 2. genannten Hinweise befolgen, stellt diese Grenze kein Problem für Sie dar.
Sollte eine E-Mail auf unserer Seite abgelehnt werden, erhalten Sie immer eine automatische Fehlerbenachrichtigung in der auch der Grund für die Ablehnung benannt wird. Schauen Sie im Zweifelsfall auch in Ihrem SPAM-Ordner nach. Zuverlässig zugestellte E-Mails helfen Ihnen immer, einen BAföG-Anspruch durch die Wahrung von Fristen zu sichern oder Nachreichungen zeitnah zu erfüllen und damit Zahlungen schneller zu erhalten.
Wir möchten ausdrücklich darauf hinweisen, dass der Versand von E-Mails generell unverschlüsselt erfolgt und beim Transport beteiligte Dritte (wie Ihr Mailprovider) möglicherweise Einsicht in Ihre Dokumente erhalten bzw. sogar zu eigenen Zwecken weiterverarbeiten. Bitte beachten Sie dies bei der Übermittlung personenbezogener Angaben.
Wenn Sie uns elektronisch kontaktieren, gehen wir davon aus, dass wir Ihnen auch auf diesem Wege antworten dürfen, soweit die Vorschriften (z.B. förmliche Zustellung) dem nicht widersprechen.